मेल अव्यवस्थित हुँदा बेलाबेलामा समस्या परिरहेको हुन्छ । ईमेलको इनबस्कमा आउने सयौं ईमेलबाट आफुलाई आवश्यक पर्ने र महत्वपूर्ण इमेल कुन हो भनी छुट्याउन धेरैलाई समस्या परिरहेको हुन्छ ।

हामीमध्ये धेरैको एउटा मात्र ईमेल अकाउण्ट छैन । व्यक्तिगत, कार्यालय र संस्थाका लागि छुट्टाछुट्टै ईमेल अकाउण्ट हामीसँग हुने गरेको छ । यसकारण ईमेल व्यवस्थित गर्न झन् झन्झटिलो छ ।

त्यसैले यहाँ हामी तपाईंहरुलाई आफ्नो ईमेललाई कसरी व्यवस्थित गर्ने र ‘अनरिड’ ईमेलको संख्यालाई कम गर्न के गर्न सकिन्छ भनेर काम लाग्ने जानकारी दिँदैछौं ।

१ ईमेल आएका जति सबैलाई चेक नगर्नुहोस्
कसैले ईमेल पठाएको छ भने जनसुकै महत्वपूर्ण काममा हुनुहुन्छ भने पनि तपाईंको ध्यान त्यसतर्फ जानु स्वभाविक नै हो । तर, त्यसरी ईमेल आएसँगै तत्कालै त्यसलाई खोलेर हेर्नुभन्दा इमेलको रिस्पोन्स गर्ने एउटा निश्चित समय तोक्नुहोस् ।

दिनभरमा आएको ईमेलको रिस्पोन्स तोकिएको निश्चित समयमा मात्रै दिने र अन्य सयमा इनबक्सबाट टाढै रहनु उपयुक्त हुन्छ । अझ धेरै ईमेल आउनेहरुको हकमा हप्तामा अथवा दुईरतीन दिनमा एक दिन केही समय इमेल व्यवस्थापनको लागि छुट्याउनु उपयुक्त हुन्छ ।उक्त समयमा महत्वपूर्ण ईमेलललाई लेवल लगाउने, फोल्डर बनाएर आवश्यक ईमेल छुट्याउन सक्नुहुनेछ ।

२ तत्कालै रिप्लाई नदिनुहोस्
यदि तपाईं ईमेल चेक गरिरहनु भएको छ भने त्यसमा आएका सबै ईमेललाई तत्कालै रिप्लाई दिनुपर्छ भन्ने हुँदैन । त्यसमध्ये तत्कालै दिनुपर्ने र छोटो समयमै रिप्लाई दिन सकिने इमेलको मात्र रेस्पोन्स दिनुहोस् ।

तत्कालै रिप्लाई नगर्दा पनि हुने हुने ईमेलको हकमा कुनै फोल्डर बनाएर राख्न सकिन्छ । अथवा नोटिफिकेशनमा राख्न सकिन्छ । त्यो भएको खण्डमा फुर्सदको समयमा उक्त फोल्डरमा गएर आवश्यक अनुसार रिप्लाई दिन सकिन्छ ।

३ इन्बक्समा विभिन्न सेक्सन तथा फोल्डर बनाउनुहोस्
तपाईंका ईमेललाई व्यवस्थित गर्न विभिन्न फोल्डरको प्रयोग गुर्नहोस् । जुन तपाईंले आवश्यक्ता अनुसार मिलाउन सक्नुहुनेछ । जसमा ‘अर्जेन्ट’, ‘इम्पोर्टेन्ट’ अथवा ‘रिप्लाई दिनुपर्ने’ यस्तै आवश्यक्ता अनुसार फोल्डर बनाउन सकिन्छ ।

जिमेल, आउटलुक जस्ता ईमेलको हकमा तपाईंले त्यहाँ अनावश्यक ईमेलका लागि ‘स्पाम’, लगायतको फोल्डर रहेको छ । यसका साथै तपाईंले आफ्नो आवश्यकता अनुसार ईमेलको लेआउटलाई पनि परिवर्तन गर्न सक्नुहुनेछ । त्यसो भएको खण्डमा कुन फोल्डरलाई कहाँ राख्ने भन्ने कुराको निर्धारण गर्न सक्नुहुनेछ ।

४ टेम्प्लेट बनाउनुहोस्
कतिपय अवस्थामा तपाईंलाई एकै खालका ईमेल धेरै पटक पठाउनु पर्ने हुन्छ । त्यस्तो अवस्थामा तपाईंले एउटा टेम्प्लेट बनाएर त्यही इमेल सबैलाई पठाउन बानी बसाल्नुहोस् । जिमेलको हकमा जिमेल स्मार्ट कम्पोज एण्ड स्मार्ट रिप्लाई जस्ता टुल प्रयोग गर्न पनि सकिन्छ ।

५ प्रोमोश्नल ईमेल अनसब्स्क्राइभ गर्नुहोस्
तपाईंको ईमेल इनबक्समा कतिपय अनावश्यक ईमेल पनि हुन्छ । त्यस्तो अवस्थामा तपाईंले अनावश्यक इमेललाई अनसब्स्क्राइभ गर्न सक्नुहुनेछ । त्यसका लागि तपाईंले ईमेल खोलेर त्यसको अन्त्यमा उपलब्ध हुने अनसब्स्क्राइब बटनमा क्लिक गर्न सक्नु हुनेछ ।

धेरैले सोसल मिडियाको नोटिफिकेसन आउँदा दिक्क लाग्ने बताउँछन् । तपाईंले आफ्नो सोसल मिडियाको सेटिङमा गएर त्यसलाई बन्द गर्न सक्नुहुन्छ । त्यस्तै न्युजलेटर र विज्ञापनका ईमेल अनावश्यक मान्नुहुन्छ भने ईमेलमा अनसब्सक्राइब गर्ने फिचर हुन्छ । अथवा तपाईंले सब्स्क्राइभ लगायतका प्रमोसनल कार्यका लागि अर्को छुट्टै ईमेल प्रयोग गर्न सक्नु हुनेछ ।

६ अनावश्यक ग्रुप ईमेललाई म्युट गर्नुहोस्
ईमेलमा कतिपय ग्रुप हुन्छ । जसमा तपाईंलाई सीसी गरेर इमेज पठाइएको हुन्छ । अनावश्यक भएको खण्डमा तपाईंले त्यस्ता ईमेललाई म्युट गर्न सक्नुहुनेछ ।

त्यसो हुँदा त्यस्ता ईमेलले तपाईंलाई कुनै काम गरिरहेको बेलामा बिथोल्न सक्दैनन् । र फुर्सद भएपछि अनम्युट गरेर ईमेल हेर्न सकिन्छ ।

१४ मंसिर २०७७, आइतवार ११:३९ बजे प्रकाशित